Uudistettu sääntöehdotus käsiteltiin ja hyväksyttiin yhdistyksen ylimääräisessä kokouksessa 25.8.2021. Patentti- ja rekisterihallitus hyväksyi uudistetut säännöt 3.11.2021

Uudistetut säännöt

• mahdollistavat yhdistyksen kokousten (vuosikokous ja ylimääräiset kokoukset) pitämisen hybridinä (fyysinen kokouspaikka ja verkko-osallistuminen)
• tilintarkastus- ja vuosikokousaikataulun muutos - vuosikokous viimeistään 31.3
• toiminnantarkastajien lukumäärä
  

Säännöt

Savonlinnan seudun sukututkimusyhdistys ry säännöt

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Savonlinnan seudun sukututkimusyhdistys ry ja sen kotipaikka on Savonlinna.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on toimia Savonlinnan seudulla sukututkimusta harjoittavien yhdyssiteenä sekä opastaa ja edistää jäsenten sukututkimusharrastusta.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää keskustelu- ja esitelmätilaisuuksia sekä antaa sukututkimusta koskevia neuvoja ja tietoja. Lisäksi yhdistys voi järjestää opintoretkiä, harjoittaa kurssitoimintaa, julkaista tutkimusten tuloksia sekä hankkia ja välittää jäsenilleen sukututkimustarpeistoa.

Yhdistys pitää yhteyksiä sukututkimukseen liittyviin toimijoihin ja yhteisöihin sekä muihin vastaaviin yhdistyksiin.

Yhdistys voi toimintansa tukemiseksi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja sekä järjestää asianomaisella luvalla arpajaisia ja rahankeräystä.

3. Yhdistyksen jäsenet

Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä jokainen yksityinen henkilö tai yhdistys, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.

Kunniajäseneksi voidaan vuosikokouksen päätöksellä kutsua henkilö, joka erityisen ansiokkaasti on toiminut yhdistyksen ja sen tarkoituksen hyväksi.

4. Yhdistyksen jäsenmaksu

Yhdistyksen jäsenet suorittavat yhdistykselle vuosittain jäsenmaksun, jonka suuruus päätetään vuosikokouksessa. Kunniajäsenellä ei ole jäsenmaksuvelvollisuutta.

5. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla eroamisestaan yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

Hallituksella on oikeus erottaa jäsen, joka ei noudata yhdistyksen sääntöjä tai päätöksiä tai aiheuttaa vahinkoa yhdistykselle. Jos jäsen on laiminlyönyt jäsenmaksunsa suorittamisen kahdelta peräkkäiseltä vuodelta, jäsenen katsotaan eronneen yhdistyksestä

6. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksen valitsemat puheenjohtaja ja 4 tai 6 muuta jäsentä sekä kaksi (2) varajäsentä. Puheenjohtaja valitaan vuosittain ja muut hallituksen jäsenet kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Jäsenistä puolet on vuosittain erovuorossa.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä sihteerin ja rahastonhoitajan. Sihteeri ja rahastonhoitaja voidaan valita myös hallituksen ulkopuolisista jäsenistä. Hallitus asettaa tarpeen mukaan avukseen valvonnassaan toimivia toimikuntia ja nimeää niihin jäsenet.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet muista hallituksen jäsenistä on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Sihteerillä ja rahastonhoitajalla ei ole äänivaltaa mikäli heidät on valittu hallituksen ulkopuolisista jäsenistä, mutta heillä on osallistumisoikeus ja puhevalta kaikissa hallituksen kokouksissa.

7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

8. Tilikausi ja tilintarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Yhdistyksellä on yksi vuosikokouksen valitsema toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja. Toiminnantarkastajan ja varahenkilön toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Tilinpäätös asiakirjoineen on luovutettava toiminnantarkastajalle viimeistään 15. päivänä helmikuuta. Toiminnantarkastajan on annettava kirjallinen lausuntonsa yhdistyksen hallitukselle viimeistään 1. päivänä maaliskuuta.

9. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana.

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain ennen maaliskuun loppua hallituksen määräämänä aikana.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen jäsenistä sitä hallitukselta ilmoittamaansa asiaa varten kirjallisesti pyytää. Kokous on kutsuttava viikon kuluessa ja pidettävä enintään 30 vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Jos yhdistyksen jäsen haluaa saada asian yhdistyksen kokouksessa päätettäväksi, hänen on ilmoitettava siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta.

Jokaisella jäsenellä on yhdistyksen kokouksissa yksi ääni.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestys ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

10. Yhdistyksen koolle kutsuminen

Yhdistys kokoontuu hallituksen kutsusta. Kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kuukausi ja viimeistään viikko ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeellä tai sähköisesti.

11. Vuosikokous

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaus.

2. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi (2) ääntenlaskijaa.

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys.

5. Esitetään tilinpäätös, hallituksen toimintakertomus ja toiminnantarkastajan lausunto.

6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.

7. Päätetään jäsenmaksun suuruus.

8. Päätetään mahdollisista hallituksen jäsenten ja toiminnantarkastajan palkkioista.

9. Vahvistetaan kuluvan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio.

10. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle.

11. Valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja.

12. Käsitellään muut hallituksen mahdollisesti esittämät asiat ja ne jäsenten ehdotukset, joista on tehty kirjallinen esitys hallitukselle vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen vuosikokousta.

12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa tai jos se lakkautetaan, yhdistyksen varat käytetään yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen tavalla, jonka yhdistyksen purkamisesta päättävä kokous määrää.