Äänestys- ja vaalijärjestys käsiteltiin ja hyväksyttiin yhdistyksen ylimääräisessä kokouksessa 25.8.2021
Äänestys- ja vaalijärjestys
1. Soveltaminen
- Sen lisäksi, mitä yhdistyslaissa ja Savonlinnan seudun sukututkimusyhdistys ry. säännöissä määrätään yhdistyksen kokouksesta, noudatetaan kokouksessa tämän äänestys- ja vaalijärjestyksen määräyksiä.
- Tämä koskee yhdistyksen sääntömääräistä vuosikokousta ja ylimääräisiä kokouksia, joihin on voitava yhdistyslain mukaisesti osallistua fyysisesti kokouspaikalla.
- Sääntöjen mukaan voidaan lisäksi tarjota osallistumismuotona etäosallistuminen tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana.
2. Yhdistyksen hallitus
- Päättää, missä yhdistyksen kokouksessa voidaan etäosallistua
- Päättää etäosallistumiseen käytettävän kokoussovelluksen, jolla voidaan muodostaa reaaliaikainen kuva- ja ääniyhteys kokouspaikalle ja etäosallistujille
- Päättää tarvittaessa erillisen äänestystyökalun käytöstä
- Valitsee kokoukselle teknisen sihteerin, joka vastaa etäyhteyden seurannasta ja auttaa puheenjohtajaa puheenvuorojen jakamisessa sekä ääntenlaskijoita etäosallistujien äänten laskennassa
3. Etäosallistuminen
- Etäosallistumismahdollisuus koskee kaikkia kokouksessa käsiteltäviä ja päätettäviä asioita
- Etäosallistumismahdollisuudesta ilmoitetaan kokouskutsussa
- Etäosallistujan tulee ilmoittautua yhdistyksen kokoukseen ennakkoon, jotta hänelle voidaan lähettää ohjeet kokoukseen liittymisestä.
- Etäosallistujille lähetetään erillinen ohje kokoukseen liittymisestä, puheenvuorojen pyytämisestä ja äänestämisestä valitulla sovelluksella
- Etäosallistujia pyydetään liittymään kokoukseen 15 minuuttia ennen varsinaisen kokouksen alkua, jotta ehditään varmistaa yhteyksien toimiminen ja tarvittaessa kokeilla puheenvuorojen pyytämistä ja äänestystä lähetetyn ohjeen mukaisesti.
4. Kokous
- Tunnistetaan etäosallistujat tietoliikenneyhteyden kuvan välityksellä
- Kokouksen alussa käydään kaikkien osallistujien kanssa läpi etäosallistumisten vaikutukset puheenvuorojen käyttämisessä.
- Kokouspaikalla osallistujien puheenvuorot välitetään etäosallistujille mikrofonin välityksellä.
- Etäosallistujien puheenvuorot välitetään kokouspaikalle kaiuttimella
- Tekninen sihteeri seuraa etäosallistujien puheenvuoropyyntöjä kokouksen puheenjohtajan apuna
- Etäosallistujat osallistuvat kokouksen äänestyksiin ja vaaleihin hallituksen valitseman kokoussovelluksen kautta
- Tekninen sihteeri auttaa kokouksen ääntenlaskijoita etä-äänten laskennassa
5. Tietoliikenneongelmat etäyhteyksissä
- Teknisen häiriön sattuessa pyritään ensisijaisesti palauttamaan yhteys.
- Jos kokouksessa ei kuitenkaan voida todeta, että häiriö johtuu kokouksenjärjestäjästä, niin kokousta jatketaan, vaikka yhteyttä ei saada palautettua.
- Jos häiriö johtuu kokouksen järjestäjästä, keskeytetään kokous, kunnes yhteys on palautettu.