Äänestys- ja vaalijärjestys käsiteltiin ja hyväksyttiin yhdistyksen ylimääräisessä kokouksessa 25.8.2021

Äänestys- ja vaalijärjestys

1. Soveltaminen

-  Sen lisäksi, mitä yhdistyslaissa ja Savonlinnan seudun sukututkimusyhdistys ry. säännöissä määrätään yhdistyksen kokouksesta, noudatetaan kokouksessa tämän äänestys- ja vaalijärjestyksen määräyksiä.

-  Tämä koskee yhdistyksen sääntömääräistä vuosikokousta ja ylimääräisiä kokouksia, joihin on voitava yhdistyslain mukaisesti osallistua fyysisesti kokouspaikalla.

-  Sääntöjen mukaan voidaan lisäksi tarjota osallistumismuotona etäosallistuminen tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana.

2.  Yhdistyksen hallitus

-  Päättää, missä yhdistyksen kokouksessa voidaan etäosallistua

-  Päättää etäosallistumiseen käytettävän kokoussovelluksen, jolla voidaan muodostaa reaaliaikainen kuva- ja ääniyhteys kokouspaikalle ja etäosallistujille

-  Päättää tarvittaessa erillisen äänestystyökalun käytöstä

-  Valitsee kokoukselle teknisen sihteerin, joka vastaa etäyhteyden seurannasta ja auttaa puheenjohtajaa puheenvuorojen jakamisessa sekä ääntenlaskijoita etäosallistujien äänten laskennassa

3.  Etäosallistuminen

-  Etäosallistumismahdollisuus koskee kaikkia kokouksessa käsiteltäviä ja päätettäviä asioita

-  Etäosallistumismahdollisuudesta ilmoitetaan kokouskutsussa

-  Etäosallistujan tulee ilmoittautua yhdistyksen kokoukseen ennakkoon, jotta hänelle voidaan lähettää ohjeet kokoukseen liittymisestä.

-  Etäosallistujille lähetetään erillinen ohje kokoukseen liittymisestä, puheenvuorojen pyytämisestä ja äänestämisestä valitulla sovelluksella

-  Etäosallistujia pyydetään liittymään kokoukseen 15 minuuttia ennen varsinaisen kokouksen alkua, jotta ehditään varmistaa yhteyksien toimiminen ja tarvittaessa kokeilla puheenvuorojen pyytämistä ja äänestystä lähetetyn ohjeen mukaisesti.

4. Kokous

- Tunnistetaan etäosallistujat tietoliikenneyhteyden kuvan välityksellä

-  Kokouksen alussa käydään kaikkien osallistujien kanssa läpi etäosallistumisten vaikutukset puheenvuorojen käyttämisessä.

-  Kokouspaikalla osallistujien puheenvuorot välitetään etäosallistujille mikrofonin välityksellä.

-  Etäosallistujien puheenvuorot välitetään kokouspaikalle kaiuttimella

- Tekninen sihteeri seuraa etäosallistujien puheenvuoropyyntöjä kokouksen puheenjohtajan apuna

-  Etäosallistujat osallistuvat kokouksen äänestyksiin ja vaaleihin hallituksen valitseman kokoussovelluksen kautta

-  Tekninen sihteeri auttaa kokouksen ääntenlaskijoita etä-äänten laskennassa

5.  Tietoliikenneongelmat etäyhteyksissä

- Teknisen häiriön sattuessa pyritään ensisijaisesti palauttamaan yhteys.

- Jos kokouksessa ei kuitenkaan voida todeta, että häiriö johtuu kokouksenjärjestäjästä, niin kokousta jatketaan, vaikka yhteyttä ei saada palautettua.

- Jos häiriö johtuu kokouksen järjestäjästä, keskeytetään kokous, kunnes yhteys on palautettu.