Säännöt

1 § Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Savonlinnan seudun sukututkimusyhdistys ja sen kotipaikka on Savonlinna.

2 § Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on toimia Savonlinnan seudulla sukututkimusta harjoittavien yhdyssiteenä sekä opastaa ja edistää jäsenten sukututkimusharrastusta.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää keskustelu- ja esitelmätilaisuuksia sekä antaa sukututkimusta koskevia neuvoja ja tietoja. Lisäksi yhdistys voi järjestää opintoretkiä, harjoittaa kurssitoimintaa, julkaista tutkimusten tuloksia sekä hankkia ja välittää jäsenilleen sukututkimustarpeistoa.

Yhdistys voi toimintansa tukemiseksi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja sekä järjestää asianomaisella luvalla arpajaisia ja rahankeräystä.

3 § Yhdistyksen jäsenet

Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä jokainen yksityinen henkilö tai yhdistys, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt ja jonka yhdistyksen hallitus hyväksyy jäseneksi.

Kunniajäseneksi voidaan vuosikokouksen päätöksellä kutsua henkilö, joka erityisen ansiokkaasti on toiminut yhdistyksen ja sen tarkoituksen hyväksi.

4 § Yhdistyksen jäsenmaksu

Yhdistyksen jäsenet suorittavat yhdistykselle vuosittain jäsenmaksun, jonka suuruus määrätään vuosikokouksessa. Kunniajäsenellä ei ole jäsenmaksuvelvollisuutta.

5 § Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla eroamisestaan yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

Hallituksella on oikeus erottaa jäsen, joka ei noudata yhdistyksen sääntöjä tai päätöksiä tai aiheuttaa vahinkoa yhdistykselle. Jos jäsen on laiminlyönyt jäsenmaksunsa suorittamisen joltakin vuodelta eikä ole sitä maksanut seuraavankaan tilivuoden kuluessa, jäsenen katsotaan eronneen yhdistyksestä.

6 § Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksen valitsemat puheenjohtaja ja 4 tai 6 muuta jäsentä sekä kaksi (2) varajäsentä. Puheenjohtaja valitaan vuosittain ja muut hallituksen jäsenet kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Jäsenistä puolet on vuosittain erovuorossa. Ensimmäisellä kerralla erovuoroiset valitaan valinnan yhteydessä arvalla.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä sihteerin ja rahastonhoitajan. Sihteeri ja rahastonhoitaja voidaan valita myös hallituksen ulkopuolisista jäsenistä. Hallitus asettaa tarpeen mukaan avukseen valvonnassaan toimivia toimikuntia ja nimeää niihin jäsenet.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet muista hallituksen jäsenistä on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Sihteerillä ja rahastonhoitajalla ei ole äänivaltaa mikäli heidät on valittu hallituksen ulkopuolisista jäsenistä, mutta heillä on osallistumisoikeus ja puhevalta kaikissa hallituksen kokouksissa.

7 § Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

8 § Tilikausi ja tilintarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Yhdistyksellä on kaksi vuosikokouksen valitsemaa tilintarkastajaa ja heillä kaksi varajäsentä. Tilintarkastajien ja varamiesten toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Tilinpäätös asiakirjoineen on luovutettava tilintarkastajille viimeistään 20. päivänä tammikuuta. Tilintarkastajien on annettava kirjallinen lausuntonsa yhdistyksen hallitukselle viimeistään 31. päivänä tammikuuta.

9 § Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain ennen helmikuun loppua hallituksen määräämänä aikana.

Ylimääräinen kokous pidetään kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen jäsenistä sitä hallitukselta ilmoittamaansa asiaa varten kirjallisesti pyytää. Kokous on kutsuttava viikon kuluessa ja pidettävä enintään 30 vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Jos yhdistyksen jäsen haluaa saada asian yhdistyksen kokouksessa päätettäväksi, hänen on ilmoitettava siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta.

Jokaisella jäsenellä on yhdistyksen kokouksissa yksi ääni.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestys ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

10 § Yhdistyksen koolle kutsuminen

Yhdistys kokoontuu hallituksen kutsusta. Kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kuukausi ja viimeistään viikko ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle tai julkaisemalla se vähintään kahdessa yhdistyksen toiminta-alueella ilmestyvässä sanomalehdessä.

11 § Vuosikokous

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaus.
2. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi (2) ääntenlaskijaa.
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys.
5. Esitetään tilinpäätös, hallituksen toimintakertomus ja tilintarkastajien lausunto.
6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.
7. Päätetään jäsenmaksun suuruus.
8. Päätetään mahdollisista hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkioista.
9. Vahvistetaan kuluvan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio.
10. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet.
11. Valitaan kaksi (2) tilintarkastajaa ja kaksi (2) varatilintarkastajaa.
12. Käsitellään muut hallituksen mahdollisesti esittämät asiat ja ne jäsenten ehdotukset, joista on tehty kirjallinen esitys hallitukselle vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta.

12 § Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa tai jos se lakkautetaan, yhdistyksen varat käytetään yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen tavalla, jonka yhdistyksen purkamisesta päättävä kokous määrää.